Verslag van de ALGEMENE LEDENVERGADERING, gehouden op donderdag 30 Maart 2023 in De Kern, Overtoom 15 te Castricum.
Aanwezig:
39 leden van diverse complexen volgens de presentielijst en het bestuur: Kees Rood, penningmeester; Bob Kolenbrander, secretaris; Leonie Postma, ledenadministratie.
Bericht van verhindering ontvangen van:
Piet Koper, Piet van Gelderen, Mevrouw Spoor-Engels, Iet van Hoof, Nelleke Hof, Arnold Broekmeijer, Wim Kornman, Marjon van Gelderen.
Verslag; Jeanne van Minderhout.
- Opening; vaststellen van de agenda; herdenken overledenen
Kees Rood treedt tijdens deze vergadering op als voorzitter, met instemming van de aanwezige leden en opent de vergadering om 20.00 uur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
Hij deelt mede dat Piet Koper om gezondheidsredenen terugtreedt als voorzitter/bestuurslid en ook afziet van zijn andere rollen binnen de vereniging.
De voorzitter vraagt aandacht voor het overlijden van twee oud-leden in het afgelopen jaar: Jan van der Aar en Gerda van Hoof. Zij worden herdacht met 1 minuut stilte. - Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 28 april 2022.
Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen vragen of opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Verslag van de Buitengewone Ledenvergadering van 28 april 2022.
Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen vragen of opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
- Ingekomen stukken en mededelingen.
Een bericht ontvangen van Jos Vloemans, complexleider Breedeweg, betreffende onduidelijkheid over het verwijderen van de folie van de tunnelkassen. De huidige beschrijving: eind oktober, levert telkens discussie op. Zijn voorstel is: plaatsen folie vanaf 1 april, verwijderen: uiterlijk 1 oktober. Na een discussie besluit de vergadering als volgt: plaatsen van het folie vanaf 1 maart; verwijderen: uiterlijk 1 november.
- Jaarverslag van de secretaris over 2022.
De secretaris leest het verslag voor.- Op een vraag n.a.v. het incident met een van de vrijwilligers op de Bloemen wordt geantwoord: vaststellen van letsel en eventuele schade zijn nog in behandeling bij de verzekeraar. Op de vraag of op elke locatie veiligheidsmaatregelen aanwezig zijn en ook instructies worden gegeven, luidt het antwoord: ja.
- Leden geven een compliment aan de complexleider en andere tuinders op de Breedeweg voor het op orde houden van de tuin van een ziek lid.
- Leonie Postma geeft uitleg over het stappenplan ‘vervuilde tuinen’: In 1e instantie worden door de complexleider afspraken gemaakt met betreffende huurder. Indien er geen verbetering zichtbaar is of er is sprake van onwil, dan komt de betreffende kwestie bij het bestuur terecht. De consequenties zijn beschreven in het Huishoudelijk Reglement: verhaal van kosten op de huurder tot uiteindelijk het opzeggen van het lidmaatschap.
- Gevraagd wordt naar een toelichting op de UBO. Het UBO-register is een register waar alle ‘Ultimate Beneficial Owners’ of ‘uiteindelijke begunstigden’ (de bestuurders) van de vereniging geregistreerd staan in het Handelsregister. Dat is een juridische waarborg tegen fraude en witwassen.
- Er blijkt onduidelijkheid over het vereiste van een omgevingsvergunning voor het verplaatsen van kassen. Dat is nodig, net als voor het plaatsen of vergroten. Gelet op de discussie en vragen die erover leven, is een uitleg op de website gewenst. Het bestuur gaat daarvoor zorgen.
- Vervolgens wordt het verslag vastgesteld.
- Jaarverslag van de penningmeester.
De penningmeester, meldt dat Fred Bavius na de vorige jaarvergadering de administratie netjes en met een duidelijke uitleg heeft overgedragen.
Hij staat kort stil bij het opvolgen van de aanbevelingen van de kascommissie over de jaarrekening 2021;
- Het contant geldverkeer werd in omvang verminderd door invoeren van pinbetaling in de tuinwinkel en scheiding van functies heeft plaatsgevonden omdat de winkelbeheerder geen bestuurder meer is;
- Opvolging van de WBTR. De kascommissie heeft in het controlegesprek geconstateerd dat de aanbevelingen zijn uitgewerkt. Ze heeft echter aangeraden het huishoudelijk reglement zo aan te passen of een bestuursreglement op te stellen, dat de verantwoordelijkheden van de bestuursleden collectief en individueel nog scherper in beeld worden gebracht.
Toelichting op de ledenadministratie.
Leonie Postma merkt op dat er bijna elke week mutaties optreden in de ledenadministratie. Zij geeft een toelichting op de bezetting van de complexen. Bij toewijzing wordt ervan uitgegaan dat iedere tuinder zijn tuin goed verzorgt. De begeleiding van nieuwe tuinders de complexteams en ook hulp van ervaren tuinders worden bijzonder gewaardeerd. Er is een groeiende wachtlijst en tuinieren is langzamerhand niet alleen een mannenaangelegenheid meer: steeds meer vrouwen melden zich aan voor een tuin.
Toelichting op de Jaarrekening
De penningmeester meldt dat het afgelopen boekjaar is positief afgesloten. De verschillen tussen begroting en werkelijke cijfers worden vooral veroorzaakt door een groter aantal inschrijvingen dan voorzien, hogere resultaten van de winkel en een kleine stijging van de huuropbrengsten.
Onderhoud aan de diverse complexen zorgden voor iets hogere kosten dan begroot.
De pagina opbrengsten/uitgaven wordt toegelicht.
- Vermeldenswaard is de stijging van energiekosten voor de Bloemen. Naar aanleiding van de storing die volgde op het hiervoor gemelde incident, heeft de gemeente gekeken naar het energieverbruik van sportcomplex ‘de Bloemen’. Het energieverbruik dat gemeten werd met de gezamenlijke meter waar ook onze tuin op aangesloten is, werd met een vast percentage in rekening gebracht aan de vereniging. De gemeente concludeerde dat het percentage, doorbelast aan ATV te laag was, met als gevolg een naheffing over 2021 en 2022. Hiertegen is protest aangetekend, waarop nog geen reactie is ontvangen. De gemeente onderzoekt of voor het tuincomplex een eigen aansluiting en dus een aparte meter kan worden geplaatst. Een vraag betreft het zelf opwekken van energie komt aan de orde onder agendapunt 8.
- Voor het complex ‘de Bloemen’ werd in 2022 voor het eerst Onroerend Zaakbelasting in rekening gebracht. Als eerste lijkt de waarde te hoog getaxeerd en als tweede is niet duidelijk waar de belasting op is gebaseerd. De Bloemen wordt aangeschreven als ‘niet-woning’. Er is bezwaar aangetekend; het resultaat wordt nog afgewacht.
- De verzekeringsportefeuille: een overzicht van de onderdelen staan in een overzicht.
- Een van de leden mist de balans en verlies & winstrekening in het jaarverslag. In het vervolg zal die weer worden opgenomen.
Toelichting op het resultaat van de tuinwinkel
Winkelbeheerder Fred Bavius meldt dat 2022 een mooi jaar was voor de tuinwinkel.
- De omzet was gegroeid en de toename van de marge komt uit voornamelijk uit de verkoop van aardbeiplanten en pootaardappelen;
- Bijdragen aan de verzekeringen zijn verhoogd i.v.m. de nieuwe schuur op de Breedeweg;
- Op de vraag of het inkopen van biologische mest door de vereniging tot de mogelijkheden hoort, antwoordt Fred negatief. Over het algemeen verkopen biologische werkende agrariërs hun mest niet. Ook is niet bekend of een betreffende leverancier dan wel kan beschikken over een transportvergunning. De huidige leverantie is met laboratoriumrapporten gecertificeerde mest: een betrouwbare inkoop. Of particuliere inkoop van mest gedoogd wordt, is aan het bestuur.
- Op de vraag over de mutatie van de voorraad wordt geantwoord: dat betreft de waarde van de voorraad in de balans. De mutatie is wat die voorraad meer of minder waard is dan het voorgaande jaar.
- Verslag van de kascommissie
De kascommissie 2022 bestaat uit de leden Mark Westrik en Gilbert Kuster. Beiden treden op voor de tweede achtereenvolgende jaar en zijn derhalve niet herkiesbaar.
Gilbert Kuster meldt namens de kascommissie dat de administratie is gecontroleerd en dat de vragen naar tevredenheid zijn beantwoord. In het bijzonder zijn de declaraties van leden en bestuur bekeken en akkoord bevonden. Er zijn geen onjuistheden of onregelmatigheden geconstateerd. Hij leest de verklaring van de kascommissie voor.
De kascommissie stelt voor het bestuur te déchargeren voor het gevoerde beleid en de penningmeester te bedanken voor de verrichte werkzaamheden.
De voorzitter concludeert dat de kascommissie het voorstel doet om het bestuur te dechargeren van het gevoerd beleid en vraagt de leden of zij daarmee instemmen. De vergadering stemt daarmee in.
Medebestuurders worden door de voorzitter gecomplimenteerd met de resultaten.
Een applaus uit de zaal volgt.
Aanstellen nieuwe leden van de kascommissie
De voorzitter doet een oproep aan leden om deel te nemen in de kascommissie.
Marianne Welp en Jeanne Hoogers bieden zich hiervoor aan. Als reserve meldt Gerard Spil zich aan. De ledenvergadering stemt in met hun aanstelling. De 3 leden worden welkom geheten.
- Begroting 2023.
De voorzitter geeft een korte toelichting op de begroting. Er voor 2023 wordt rekening gehouden met een aantal factoren, zoals door de penningmeester beschreven in zijn verslag.
De vereniging is gezond en de begroting 2023 sluit af met een positief saldo van € 6.900.
- Contributie en tuinhuur
De voorzitter geeft een toelichting op het voorstel van de verhoging van de tuinhuur per 2024.
Het voorstel voorziet in meegroeien met kostenverhoging (huren, energie en belastingen) en investeringen. Dit jaar zal bekeken worden wat de verduurzamings- en besparingsmogelijkheden zijn m.b.t. energievoorziening op de Breedeweg. We zijn als vereniging samen verantwoordelijk voor de kosten en verhoging van de tuinhuur zal altijd verantwoord moeten zijn. Het bestuur waakt ervoor te veel te vragen.
Een van de leden schetst eerdere verhogingen van de tuinhuur.
De leden gaan akkoord met de verhoging van de tuinhuur.
De tarievenlijst voor de begroting 2024 ziet er als volgt uit:
- Contributie: € 15
- Inschrijfgeld: € 35
- Huur tuinen: € 0,50/m2
- Borgen: € 50
- Donaties: vrij naar keuze
- Boete geen tuindienst € 12,50 per keer (wanneer opgelegd, wordt nakoming evengoed verwacht in het jaar daaropvolgend: Huishoudelijk Reglement artikel 20 lid 3)
Pauze.
- Verkiezing bestuur.
De voorzitter licht toe dat het bestuur wordt gekozen uit en door de leden van de vereniging voor een periode van drie jaar. Aftredende bestuursleden kunnen nogmaals voor een periode van drie jaar worden herkozen. Het bestuur kent maximaal vijf leden en minimaal drie.
Rooster van aftreden:
- Bob Kolenbrander(secretaris), gekozen maart 2018, aftredend in 2024, niet herkiesbaar.
- Piet Koper (voorzitter), gekozen maart 2019, aftredend in 2025, niet herkiesbaar.
- Kees Rood (penningmeester), gekozen april 2022, aftredend 2025, herkiesbaar.
- Leonie Postma (bestuurslid), gekozen oktober 2020, aftredend 2023, herkiesbaar.
Herbenoeming Leonie Postma
De vergadering stemt in met het herbenoemen van Leonie Postma als bestuurslid. Wel wordt opgemerkt dat zij een dubbele functie heeft: bestuurslid en ledenadministratie (feitelijk een commissietaak). Het bestuur komt met een voorstel hoe dit in overeenstemming te brengen met het Huishoudelijk Reglement.
Oproep lidmaatschap bestuur
Het bestuur heeft een uitnodiging verzonden aan de leden eerder in 2022, maar daarop geen aanmeldingen ontvangen. Met het terugtreden eerder in 2022 door Gerda van de Zande en onlangs door Piet Koper, heeft het bestuur haar minimale omvang bereikt. De voorzitter nodigt opnieuw leden uit om zich aan te melden voor deelname aan het bestuur.
Gerda van der Zande wordt bedankt voor haar rol en deelname aan het bestuur. Als dank krijgt zij een boeket bloemen uitgereikt.
Binnenkort wordt contact opgenomen met Piet Koper om hem te bedanken voor zijn inzet als bestuurder en uiteenlopende taken en rollen voor de vereniging en haar leden.
Vacature voorzitterschap
Met het terugtreden van Piet Koper heeft de vereniging geen voorzitter meer.
De invulling van de positie als voorzitter vergt een besluit van de Algemene Ledenvergadering. Vanwege de formele bedenktijd die Piet nog heeft kan er in deze vergadering nog geen voorstel voor een voorzitter worden gedaan. Het bestuur komt daar later op terug.
- Beroep lid tegen opzegging lidmaatschap op grond van artikel 22 lid 3 Huishoudelijk Reglement en beëindiging van de huur (artikel 3.7 van het huurcontract);
De voorzitter meldt vooraf dat de gepubliceerde correspondentie met toestemming van het lid is gevoegd bij deze agenda.
Het Besluit
Het bestuur heeft besloten de heer F. Kornman het lidmaatschap te ontzeggen. Deze is het daarmee niet eens en doet een beroep op de ledenvergadering om het bestuursbesluit terug te draaien. De heer Kornman maakt gebruik van het recht om dit in deze vergadering te doen. De vraag is: zijn de leden het eens dan wel oneens met het besluit van het bestuur. Indien de meerderheid ermee eens is wordt het bestuursbesluit bekrachtigd. Indien de vergadering het hiermee oneens is wordt het besluit vernietigd en wordt het lidmaatschap voortgezet.
De Procedure
De voorzitter schetst de procedure: er wordt een schriftelijke stemming gehouden. Om die te begeleiden, wordt de vergadering gevraagd een stemcommissie in te stellen van 3 leden: zij halen de stembiljetten op, controleren deze op geldigheid en een telling wordt verricht. Een blanco stem is ongeldig. Het gaat om het aantal stemmen eens of oneens met het bestuursbesluit. De stemcommissie deelt de uitslag aan de vergadering mee. De heer Kornman mag reglementair niet deelnemen aan de stemming.
Er volgt een korte toelichting op de reden van het bestuursbesluit, daarna is het woord aan de heer Kornman, waarna er gestemd gaat worden.
Benoeming van de stemcommissie.
Hiervoor melden zich aan: Michiel, Nathalie en Carola.
Inhoudelijk
De voorzitter licht toe dat er zijn dingen voorgevallen waarmee alle partijen ongelukkig zijn. Er is een mailwisseling en een brief. Met vervolgens opnieuw vervelende reacties.
Naar de mening van het bestuur is de grens van het betamelijke overschreden.
Hierdoor is geen goede relatie meer met elkaar te voeren. Daarop werd het lidmaatschap de heer Kornman ontnomen. Een beroep op de ALV is mogelijk, nu op het moment.
Wanneer de ledenvergadering stemt voor handhaving van het besluit, moet de heer Kornman de tuin binnen twee weken schoon opleveren. Indien dat niet gebeurt, zal de vereniging dat doen en de kosten daarvan verhalen op de heer Kornman.
De heer Kornman verwijt de voorzitter dat hij niets weet van de zaak omdat hij pas korte tijd deel uitmaakt van het bestuur. Hij geeft aan niet te begrijpen waarom zijn lidmaatschap wordt opgezegd; had nooit problemen met de vorige complexleider. Het begon met commentaar op zijn tractor. Hij beschrijft de inzet ervan in het verleden voor het opruimen van tuinen en wegbrengen van afval naar het stort van GP Groot moest worden gebracht.
Zijn tractor stond steeds gestald in de schuur van de vereniging. Toen die daar niet meer mocht staan van de huidige complexleider, heeft hij die op zijn tuin gezet. Dhr. Kolenbrander deed navraag bij de gemeente: van de gemeente er mochten geen machines, geen caravans, geen tractoren op de tuin staan. De heer Kornman zegt niet te kunnen begrijpen waarom dat nu niet meer kan. De gemeente had geen probleem met zijn freesmachines.
Dhr. Kornman beweert dat de problemen zijn veroorzaakt door de complexleider op de Bloemen.
Hij kon ook niet met zijn tractor van het terrein afrijden zonder medewerking van de complexleider omdat die de sleutel van de poort beheert. Het hek was voorheen altijd te openen en opeens niet meer. Er zouden te veel mensen zijn die een sleutel hadden. Er zijn nu ook nog slagbomen. Uiteindelijk is de tractor verwijderd waardoor hij niet meer de spitmachine kan inzetten voor mensen die er behoefte aan hebben.
De heer Kornman geeft aan dat hij 2 jaar geleden geblesseerd is geraakt door een hond en is hierdoor fysiek beperkt. Tot slot wil hij zijn ongenoegen kwijt over commentaar op de opslag van aardappelplanten op zijn tuin. Het bestuur stelt dat de plantvakken in afgelopen jaren niet voldoende zijn opgeschoond en dat daardoor aardappelteelt niet meer kan worden toegestaan. De heer Kornman vindt dat onzin en beschouwt die opmerkingen als treiteren.
Vragen en opmerkingen van de leden
De voorzitter stelt de vergadering in de gelegenheid om vragen te stellen om een goed beeld te krijgen voor de stemming.
- Een van de leden zegt het vervelend te vinden dat de heer Kornman heel erg op de man speelt. Besluiten naar de heer Kornman worden genomen door het hele bestuur;
- Vorig jaar heeft dhr. Kornman een sleutel gekregen, aldus een toenmalig bestuurslid, om op zijn tijd de trekker te verwijderen.
- Desgevraagd: de trekker heeft er 30 jaar gestaan. Mag de tractor er niet blijven staan voor zolang het duurt. Waarom moet het op deze manier. Is hier mededogen niet meer op zijn plaats?
De voorzitter antwoordt dat de relatie van de heer Kornman met de vereniging en zijn werk als lid van de tuincommissie in het verleden, bij het besluit is betrokken. De manier waarop de laatste tijd met elkaar wordt omgegaan, gaat echter de perken te buiten. Dat is uiteindelijk de reden waarom het bestuur dit besluit heeft genomen.
- De dochter van de heer Kornman begrijpt niet waarom een lid na 40 jaar zo wordt behandeld. Met het besluit wordt hem zijn vrijetijdsbesteding afgenomen. Zij is het er niet mee eens dat ook leden van de andere complexen mee mogen stemmen.
De voorzitter licht toe dat de heer Kornman zelf een beroep doet op de ledenvergadering, en dat is inclusief de leden van de andere complexen.
- Een van de leden vraagt of er rekening wordt gehouden met de gevolgen van een royement: dat de heer Kornman dan niet meer kan deelnemen op een andere tuin bij een andere vereniging?
De voorzitter merkt op dat het gaat om opzegging van het lidmaatschap op grond van artikel 22 lid 3 Huishoudelijk Reglement en beëindiging van de huur (artikel 3.7 van het huurcontract). Over eventueel aansluiten bij een andere vereniging gaat onze vereniging niet. Er wordt geen kennis uitgewisseld. Dit is een kwestie tussen de vereniging en het lid. - Een van de leden vraagt of het bestuur een plan heeft voor de-escalatie?
De voorzitter antwoordt dat die bereidheid al eerder is aangegeven. Het bestuur gaat sowieso met het besluit van de ledenvergadering aan de slag. Eventuele verdere samenwerking vraagt inspanning van beide partijen.
- Een van de leden richt zich tot de heer Kornman en vraagt wat hij kan inbrengen wat de samenwerking ten goede komt de komende tijd. De heer Kornman reageert: hij voelt zich benadeeld door de complexleider. Hij begrijpt nog steeds niet: waarom.
- Een van de leden vindt het triest dat dit op een ledenvergadering moet worden uitgevochten en zag liever dat in een eerder stadium was uitgepraat om deze escalatie te voorkomen. Ook heeft zij vragen bij het openbaar delen van de informatie.
De voorzitter geeft opnieuw aan dat expliciet gevraagd is of er bezwaar bestond tegen publicatie van de brief- en mailwisseling. Daarmee maakt het bestuur inzichtelijk hoe geprobeerd is om met de keer Kornman in gesprek te komen en te blijven. De heer Kornman ontkent nu dat hij toestemming heeft gegeven.
- Een nieuw lid, (met een proeftijd van 2 jaar) stelt voor dhr. Kornman een tuin op een ander complex aan te bieden; of ook een proeftijd en pleit voor een andere manier van communiceren. Zij spreekt de heer Kornman persoonlijk aan en stelt hem de vraag ‘wat worden de oplossingen indien het besluit wordt teruggedraaid? Ook op een ander complex gelden dezelfde regels qua gedrag en communicatie’.
- Een van de leden reageert daarop met de zijn opvatting: wat in de mailwisseling is geschreven is te triest voor woorden. Hebben de leden de briefwisseling gelezen, meegestuurd bij het onderwerp? Wanneer de leden besluiten dat de heer Kornman lid mag blijven, wil het bestuur hem dan in de gelegenheid stellen om op een van de andere complexen te gaan tuinieren? Daar zegt de heer Kornman voor open te staan.
De voorzitter zegt dat het bestuur een weloverwogen besluit heeft genomen, maar dat de leden het laatste woord hebben. Het bestuur geeft aan dat we een gezellige vereniging zijn. Bij een eventuele uitkomst van de stemming om het besluit terug te draaien, blijft het bestuur zijn werk doen en hoopt dan in gesprek met dhr. Kornman te komen tot een werkbare relatie. Er wordt dan inzet verwacht van beide zijden.
De stemming en het besluit van de ledenvergadering
Hierna worden de stemformulieren ingevuld en ingenomen door de leden van de stemcommissie.
Na telling wordt de uitkomst van de stemming voorgelezen door de stemcommissie:
Er zijn 45 stemmen(incl. stemvolmachten) uitgebracht. Daarvan zijn er 3 blanco. 8 stemmen zijn tegen het bestuursbesluit en 34 stemmen voor het besluit.
De voorzitter constateert daarmee dat het besluit intact blijft.
De heer Kornman krijgt twee weken de tijd om de tuin schoon op te leveren. Indien dat niet gebeurt zal de vereniging dat doen en de kosten daarvan verhalen op de heer Kornman.
- Rondvraag
Naar aanleiding van de stemming spreekt een van de leden haar teleurstelling uit over de formele aanpak van het bestuur. Het had iets menselijker gemogen. De voorzitter antwoordt dat die eerst voor die menselijke aanpak is gekozen, maar op een gegeven moment gaat dat niet meer.
Dick Wokke biedt aan opnieuw tuinbijeenkomsten te organiseren voor geïnteresseerde leden.
Hij nodigt leden uit om lezingen te geven of om iets moois te vertellen over tuinieren.
Hij krijgt bijval: mensen van agrarische scholen kwamen in het verleden spreken over onderwerpen zoals snoeien, bodemcultuur e.a. Het bestuur zegt toe te informeren naar mogelijkheden om dat te herhalen.
De secretaris meldt dat er is een nieuwe complexleider is aangesteld voor de Castricummerwerf: Dick de Boer. Er hebben al gesprekken plaatsgevonden met het bestuur.
- Sluiting
De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en bijdragen en sluit de vergadering om 22:30 uur. Het bestuur biedt aanwezigen een drankje aan.