Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2025.
Gehouden op: 15 april 2025
Plaats: De Kern, Overtoom 15 te Castricum
Aanwezig volgens de presentielijst: 39 leden en het bestuur: Kees Rood, voorzitter/wnd. secretaris; Fred Bavius, penningmeester; Leonie Postma, ledenadministratie.
Verscheidene leden hebben bericht van verhindering gegeven:
1. Opening en vaststelling agenda
De voorzitter heet de leden welkom op deze bijzondere dag: een eerste dag met regen na vele droge weken. Hij opent de vergadering en is blij met de opkomst: een blijk van waardering en samenhorigheid binnen de vereniging. De vergadering gaat akkoord met de samenstelling van de agenda.
Er werd bericht ontvangen van het overlijden van Piet Idema. Het bestuur heeft haar medeleven overgebracht aan de familie. De vergadering neemt een moment van stilte in acht voor de leden en oud-leden die de vereniging zijn ontvallen.
2. Notulen van de AVL van 28 maart 2024
De aanwezigen geven aan geen behoefte te hebben om het verslag paginagewijs te behandelen. Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen opmerkingen. Het verslag ongewijzigd vastgesteld met dank aan de opstelster.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
De ontvangen correspondentie betreft vooral zakelijke onderwerpen: energie- en huurcontracten, verzekeringen en informatieverzoeken betreffende de mestregistratie. Daarnaast zijn er de gebruikelijke opzeggingen en aanmeldingen van leden. Er zijn geen mededelingen vanuit de aanwezige leden.
4. Jaarverslag 2024 van de secretaris
De voorzitter, in zijn rol als secretaris, vat het jaarverslag samen.
2024 was een moeizaam jaar voor het tuinieren. De (aardappel)opbrengst viel tegen en de ongewenste gewassen als heermoes en kweekgras leken voortdurend te winnen. Veelvuldig werd een toevlucht genomen tot het bedekken van de ‘ellende’ onder plasticfolie. Dat resulteerde in meerdere opzeggingen waarna het bestuur veel werk heeft gehad om mensen ertoe te bewegen de tuin leeg te ruimen. Veelvuldig is er gesproken over vervuilde tuinen en hoe om te gaan met onderschatting en teleurstelling. Voorlichting, mentorschap en coaching zijn mogelijkheden die inmiddels worden benut: de tuinbijeenkomsten voor (beginnend) tuiniers van Piet Koper en cursussen door Dik Wokke: werden goed bezocht.
De nieuwjaarsreceptie in 2024 was een succes. Die van 2025 werd iets minder bezocht. Het bestuur neemt zich voor om het bezoeken aantrekkelijker te maken omdat het door de aanwezigen wel degelijk op prijs werd gesteld.
De vereniging deed opnieuw mee aan de Rabo Club Support actie. De opbrengst van € 200,22 is minder dan het jaar ervoor. De penningmeester noemt als oorzaak dat de vereniging voor de leden van de Rabobank moeilijker vindbaar was tussen alle goede doelen.
Beheerder van de website, Wijnand van de Brink lichtte zijn ambitie toe: hij wil de website attractiever en informatiever maken. Een nieuwe rubriek is gestart: ‘tips van Piet (Koper)’. De eerste reacties zijn positief. Meer wensen of tips voor invulling zijn welkom.
Het bestuur bestaat momenteel uit 3 leden en de functie van secretaris is nog steeds vacant.
Penningmeester Fred Bavius treedt af na inmiddels 3 perioden. Er is voor beide rollen actief geworven onder de leden. Helaas zonder respons.
Er werd 10 x vergaderd waarvan 3 x samen met de complexleiders voor de nodige afstemming.
Het bestuur kijkt tevreden terug op een mooi jaar 2024, ondanks de kleine pech van ongewenste mee-eters.
Er zijn geen vragen over het verslag van de secretaris.
5. Jaarverslag 2024 van de penningmeester
Penningmeester Fred Bavius belicht een aantal zaken uit de financiële huishouding:
Jaarrekening 2024
De opbrengsten waren zoals begroot. De kosten daarentegen, zijn op enkele onderdelen flink afgeweken.
Het meest in het oog springt het vervangen van de verharding van het hoofdpad op de Breedeweg. Dat kostte bijna het dubbele van de begrootte € 3.500. Vooral de stortkosten bleken hoger omdat meer puin moest worden afgevoerd. Bovendien was het door ongeoorloofd bijstorten van tuinafval ‘vervuild’, met als gevolg, hogere afvoerkosten per m3. Helaas hebben de veroorzakers zich niet gemeld.
Het clubgebouw op de Breedeweg is ‘van het gas af’. Investeringen zijn gedaan in elektrische verwarming.. Met het oog op de aflopende salderingsregeling is afgezien van het plaatsen van zonnepanelen op het dak.
Onderhoudskosten op de Bloemen werden licht overschreden door het huren van een minigraver voor het verbeteren van de afwatering en aanleg van drainage. De nieuwe grasmaaier op De Bloemen vergt veel onderhoud. De zorgen zijn met het complexteam gedeeld en de leverancier is erop aangesproken.
Normaal onderhoud aan gebouwen en terreinen werd volgens planning uitgevoerd.
De aanschaf van een picknicktafel op de Castricummerwerf was niet voorzien. De tuinders zijn heel tevreden met de aanwinst. Over de onderhoudskosten van de Haagscheweg zijn geen bijzonderheden te melden.
Bestuurskosten bestaan uitsluitend uit attenties voor vrijwilligers, voor hun verrichtte werkzaamheden. Terecht, aldus de penningmeester.
Het saldo viel met € 2.600 lager uit dan het geraamde bedrag van € 7000.
Balans
Van belang voor de balansposten ‘gebouwen’, ‘inventaris’ en ‘machines en gereedschappen’ is dat investeringen onder de € 1.000 niet worden geactiveerd, maar meteen als kosten worden opgenomen.
De balans vermeldt een eigen vermogen van € 70.573. Onder schulden is een bedrag van € 18.500 opgenomen voor van leden ontvangen borgsommen.
Aanleiding om daar even bij stil te staan is het achterlaten van vervuilde tuinen bij een aanzienlijk aantal opzeggingen in 2024. Soms waren lichte werkzaamheden door de tuindienst voldoende om die weer in verhuurbare staat te brengen. In andere gevallen moesten kosten worden gemaakt voor machinehuur of zelfs een loonwerker. Kosten werden dan na verrekening met de borg verhaald op de nalatige tuinder.
In de meeste gevallen werden de kosten gelijk voldaan. In vier gevallen kwam er een hoop administratie (bellen, mailen, herinneringen, aanmaningen) aan te pas. Voor één geval werd een deurwaarder ingeschakeld.
Vraag: Kan het instellen van een hogere borg helpen om deze situaties te voorkomen?
De penningmeester antwoordt dat eerder met veel weerstand de borg werd verhoogd van € 25 naar € 50. De verhoging gold toen voor alle leden. Een nieuwe verhoging zou dan weer moeten gelden voor alle leden met opnieuw veel weerstand en administratie.
Een hogere borg zou in de genoemde gevallen ook niet voldoende zijn om de gemaakte kosten te dekken. De kosten voor het opruimen zijn uiteraard afhankelijk van de oppervlakte en mate van vervuiling.
Vraag: Is het verstandig om een borg te vragen die gerelateerd is aan de grootte van de tuin?
De voorzitter zegt de logica te begrijpen, maar ziet hierin een grote operatie. Verhoging van de borg zou opnieuw alle tuinders raken: een verandering die opnieuw veel onrust en administratie oplevert. Wel is hij het ermee eens dat na een dergelijke ingreep, de uitgangssituatie voor iedereen helder is. Een hogere borgsom zou overigens in de (weigerachtige) gevallen van 2024 geen ander resultaat hebben gegeven.
Door de complexleiders wordt aangegeven dat al in een vroeg stadium, bij constatering van verwaarlozing, de ‘overtreders’ worden aangesproken. Dan wordt snel duidelijk of we elkaar kunnen helpen of dat er problemen gaan ontstaan. In gesprek komen en blijven is belangrijker dan uiteindelijk bestuurlijk ingrijpen.
Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat een hogere borgsom voor nieuwe tuinders hogere ‘aanloopkosten’ betekenen: minder aantrekkelijk om een moestuin te beginnen.
De vergadering doet geen voorstel of verzoek om de werkwijze en bedragen te veranderen.
De verzekeringsportefeuille
De volledigheid van de verzekeringsportefeuille wordt jaarlijks gecheckt. Risico’s van aansprakelijkheid, ongevallen, gebouwen en machines zijn afgedekt. Er hoefde in het afgelopen jaar geen aanspraak te worden gemaakt.
De tuinwinkel
De opbrengst van de winkel is lager dan begroot. Dat past bij het voornemen om het voordeel van gezamenlijke inkoop aan de (kopende) leden te laten toekomen. Dat zou nog meer voordeel kunnen opleveren wanneer meer dan de nu 100 tot 120 leden (van de 350) regelmatig aankopen komen doen in de winkel. Het assortiment sluit zoveel mogelijk aan bij de (seizoensafhankelijke) vraag.
Compost, potgrond, meststoffen etc. zijn vaste artikelen. Andere, zgn. serviceartikelen, blijven lang liggen totdat er bijvoorbeeld een storm is geweest. De penningmeester zal het assortiment op de website laten zetten.
Verslag over de gevoerde ledenadministratie
Leonie geeft aan dat het aantal leden in 2024 ongeveer gelijk is gebleven: 319 leden. De gemiddelde leeftijd ligt rond de 60 jaar en het aantal tuinierende vrouwen en mannen is ongeveer gelijk. Het aantal tuinen nam licht toe door splitsing van grote tuinen in kleinere eenheden.
Tegen eind 2024 kwamen met name op de Bloemen veel tuinen vrij. In februari waren daar nog 20 van over. Het aanbod vrije tuinen werd drie achtereenvolgende weken geadverteerd in de Castricummer. Dat resulteerde kort erna in 11 nieuwe inschrijvingen. Medio april zijn nog 7 tuinen vrij op De Bloemen en 2 op de Castricummerwerf.
Niet in alle gevallen kan de gewenste tuin gelijk worden toegewezen. Dan volgt plaatsing op de wachtlijst. Daarop staan niet alleen nieuwe leden. Ook bestaande leden die een grotere tuin willen of verplaatsen naar bijvoorbeeld een tuin met kas. Voor de Haagscheweg bestaat de meeste belangstelling.
Het aantal mutaties in de administratie was 60. Een deel daarvan de wensen kon worden ingevuld door het bemiddelen naar een duolidmaatschap. Duoleden zijn wel lid van de vereniging maar geen huurder en daarom ook geen huur verschuldigd. De huurder is als eerste verantwoordelijk voor het onderhoud van de tuin. Wel hebben duoleden recht om na 2 jaar duolidmaatschap, buiten de wachtlijst om, in de positie van huurder te komen wanneer de huurder de betreffende tuin verlaat. Verder hebben duoleden dezelfde rechten als gewone leden.
Bij het toekennen van een tuin wordt het huurcontract met een uitgebreide introductiebrief toegestuurd. Deze brief wordt geactualiseerd en binnenkort ter kennisgeving naar alle leden gestuurd.
Er zijn verder geen vragen over de ledenadministratie.
6. Advies van de kascommissie
Kascommissielid Gerard Spil leest mede namens Marian Welp het verslag van de bevindingen het verslag van bevindingen voor:
“Op 4 april heeft de kascommissie de boeken nagekeken en vragen gesteld; deze zijn door de penningmeester goed beantwoord en uitgelegd. De kascommissie spreekt waardering uit voor het verrichtte werk.
De kascommissie stelt voor décharge te verlenen aan het bestuur.”
De vergadering stemt hiermee in en met applaus wordt dank geuit aan de penningmeester voor het vele werk.
Benoeming nieuwe kascommissie
Met instemming van de vergadering stellen Gerard Spil en Bart Wouters zich beschikbaar voor de kascommissie. Deze zal de boeken van het jaar 2025 controleren.
Jeanne Hoogers blijft beschikbaar voor reserve-lid van de kascommissie.
7. Begroting 2025
De begroting is sluit op een positief saldo van € 3.650. Inkomsten van contributie, lidmaatschap en tuinhuren zijn conservatief begroot. In de kosten is onder meer onderhoud van de gebouwen opgenomen. De huren van de tuincomplexen worden jaarlijks geïndexeerd. De huur van de Breedeweg steeg iets meer. Het lijkt te gaan om een correctie na jarenlange daling van de huur.
Er zijn geen vragen over de begroting.
De begroting 2025 werd met instemming van de leden vastgesteld.
8. Contributie en tuinhuur 2026
Op voorstel van het bestuur blijven de contributie, inschrijfgeld en de huurprijs ongewijzigd.
De vergadering stelt de tarievenlijst voor de begroting 2026 als volgt vast:
- Inschrijfgeld: € 35,- eenmalig
- Contributie: € 15,- per (duo)lid per jaar
- Huur tuinen: € 0,50 per m2 per jaar
- Borgen: € 50,- per tuin
- Boete geen tuindienst € 12,50 per keer (geen ‘afkoop’)
- Donaties: vrij naar keuze
*) Betaling van een boete kan niet worden beschouwd als ‘afkoop’ van de verplichting voor het voldoen van de tuindienst (2 x 2,5 uur per jaar). Tenzij het bestuur anders beslist, wordt nakoming evengoed verwacht in het jaar daaropvolgend (Huishoudelijk Reglement artikel 20 lid 3).
9. Verkiezing bestuur
Het rooster van aftreden (HHR, artikel 1.2) werd vastgesteld tijdens de ALV van 28 maart 2024:
Voorzitter: aftredend in 2023 en vervolgens in 2026
Secretaris: aftredend in 2024 en vervolgens in 2027
Penningmeester: aftredend in 2025 en vervolgens in 2028
Algemeen bestuurslid: aftredend in 2026 en vervolgens in 2029
Algemeen bestuurslid: aftredend in 2027 en vervolgens in 2030
Penningmeester Fred Bavius treedt volgens schema af. Fred is inmiddels voor een 10e jaar penningmeester en ook hoofd van de winkel. Er zijn echter geen tegenkandidaten. De voorzitter stelt voor om Fred opnieuw te benoemen. Wel met een uitdrukkelijk verzoek om kandidaten voor zijn opvolging. Fred is bereid zijn rol voort te zetten en hoopt dit jaar zijn opvolger(s) in te kunnen werken.
De vergadering stemt met applaus in de herbenoeming van Fred Bavius.
Voor de rol van algemeen bestuurslid heeft Fons van Dongen zich aangemeld. Fons stelt zich voor. Hij is tuinder op het complex de Haagscheweg en wil een bijdrage leveren aan de vereniging. Hij heeft ook al een half jaar kunnen meelopen in het bestuur.
De vergadering stemt met applaus in de benoeming van Fons van Dongen.
Voor de vacature van secretaris zijn helaas door het bestuur geen aanmeldingen ontvangen.
De voorzitter zegt toe, de leden op de hoogte houden van nieuws over de vacatures binnen de vereniging en verzoekt leden erover na te denken of mensen te enthousiasmeren.
10. Rondvraag
Wijnand van den Brink stelt de vraag of het verstandig is op de tuinen metingen naar de aanwezigheid van Pfas te laten uitvoeren. Aanleiding ziet hij in publicaties over Pfas in eieren van hobbykippen en in (duin)tuintjes bij Egmond,? Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat stoffen die horen tot de categorie ‘Pfas’, zich binden aan eiwitten. Wormen schijnen die stoffen tot zich te nemen en kippen eten wormen.
Voorzitter merkt op dat de vereniging tot nu toe geen metingen heeft laten doen. Wel is een algemene conclusie dat ‘Pfas overal is en nooit meer weggaat’. Wanneer de vereniging daar wel metingen naar zou gaan doen: wat ga je dan meten? Waar ga je wel meten en waar niet? En wat doe je met de uitslag van de metingen?
De vereniging heeft geen expertise in huis om antwoord te kunnen geven over effecten op de teelt en consumptie van gewassen. Wat we wel kunnen inschatten is dat de kosten van onderzoek behoorlijk kunnen oplopen. Eerdere publicaties en aanbiedingen op websites lijken te gaan om € 300 per monster. De tuincomplexen hebben samen een omvang van ongeveer 5 hectare. Een snelle rekensom leert dat in het geval je voor elke 100 m2 (de grootte van een ‘enkele tuin’) een ‘mengmonster’ van de grond zou willen, de kosten van onderzoek alleen al € 150.000 belopen. Ongeveer 6 maal de jaarlijkse tuin huur.
De vereniging kan er vervolgens geen advies aan verbinden en ook geen verantwoordelijkheid voor de herkomst en effecten nemen.
Een van de leden stelt dat hij het voor zijn eigen tuin wel zou willen weten en bereid is de onderzoekskosten te nemen. De voorzitter stelt dat het leden vrij staat een dergelijk onderzoek te doen, maar kan het niet verplichten.
Wijnand biedt aan algemene informatie op te zoeken en of er metingen zijn gedaan in de nabije omgeving waarvan wij kunnen leren. Voorzitter wordt graag op de hoogte gehouden van de resultaten van het zoekwerk. Voorzitter verzoekt kalmte te bewaren over dit onderwerp. Het bestuur komt op dit onderwerp terug wanneer relevante informatie beschikbaar is.
11. Sluiting
Voorzitter dankt aanwezigen en nodigt hen uit om nog een drankje te nemen.
Hij sluit de vergadering om 21:10u