Conceptverslag ALV 28-03-2024
ALGEMENE LEDENVERGADERING,
Gehouden op: 28 maart ’24
Plaats: De Kern, Overtoom 15 te Castricum
Aanwezig volgens de presentielijst: 39 leden en het bestuur: Leonie Postma, Bob Kolenbrander en Kees
Rood.
Bericht van verhindering is ontvangen van Esther van der Meer, Dick Fopma, Harry van Egmond, Ingrid
Smits, Siem Nanne, Peter Rustenburg, Iet van Hoof, Jos Vloemans, Maria Spoor, Gerrie Hurkmans, Peter
Laan en Thomas Wobben.
1 Opening
Kees Rood opent de vergadering om 20.10 uur en vraagt de leden of hij de vergadering mag leiden. De
aanwezige leden stemmen daarmee in.
Het bestuur betuigt haar medeleven met de nabestaanden van de overleden (oud) leden; Jan Liefting,
Frans Vlaarkamp (beiden oud complexleider van de Castricummerwerf); Hans Duffels, Jacques Boonman.
De vergadering herdenkt hen met een minuut stilte.
De voorzitter is blij met de opkomst. Die getuigt van interesse en waardering voor de vereniging. Hij merkt op dat arLkel 18.1 van het Huishoudelijk Reglement van de leden verwacht dat zij bij de ledenvergadering aanwezig zijn. Afwezigheid moet worden gemeld.
Die tekst lijkt niet meer van deze tijd en het bestuur overweegt aanpassing.
2 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 30 maart 2023
Het verslag maakt deel uit van de vergaderbundel die beschikbaar is gesteld voor de leden. Het verslag
wordt pagina voor pagina doorgenomen. Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen opmerkingen. Het
verslag wordt ongewijzigd vastgesteld met dank aan de notulist.
3 Ingekomen stukken en mededelingen
Secretaris Bob Kolenbrander meldt dat een van de leden al eerder heeft gereageerd op het conceptverslag van de ALV van 30 maart 2023. Het bestuur heeft daarop geantwoord en verdere reactie is uitgebleven.
4 Jaarverslag van de secretaris over 2023
De secretaris leest zijn jaarverslag voor. Er zijn naar aanleiding van het verslag geen vragen of
opmerkingen. De verslaglegging en het voordragen worden zeer op prijs gesteld en er volgt applaus.
De voorzitter constateert dat de secretaris inmiddels zes jaar zijn functie heeft vervuld. Daarmee heeft hij
het maximum aantal van twee bestuursperiodes volgemaakt en is reglementair niet meer herkiesbaar.
Bob deed zijn secretariaatswerk altijd nauwgezet, naar ieders tevredenheid en in een goede harmonie met de leden en het bestuur. De voorzitter vindt het jammer dat Bob na deze vergadering niet terugkeert in het bestuur. Hij bedankt hem met warme woorden, bloemen en een cadeaubon. De vergadering
applaudisseert instemmend. Bob bedankt de leden voor fijne samenwerking. Hij is blij dat zijn inbreng op
een positieve manier wordt gewaardeerd.
5 Jaarverslag van de penningmeester over 2023
Kees, in zijn rol als penningmeester merkt op dat het afgelopen boekjaar voorspoedig is verlopen.
Onderhoud aan gebouwen en complexen kon gepland worden uitgevoerd. Materieel en gereedschappen
konden worden vervangen waarbij een verschuiving naar elektrificatie werd voortgezet. Ook werden
voorbereidingen getroffen om het clubhuis ‘gasloos’ te maken. Sinds dit voorjaar gebeurt de verwarming
op elektriciteit en is verzocht om gasmeter en aansluiting te verwijderen. Op jaarbasis zal dit enkele
honderden euro’s besparing moeten opleveren. Mogelijk dat, in aanvulling daarop, het aanbrengen van
zonnepanelen nog extra voordeel kan opleveren. Dat is nog niet onderzocht.
Het presteren van de winkel was boven verwachting en de tuinbezettng vrijwel volledig. Kortom, het was
een prima jaar. Wat wel toenemende aandacht vraagt, is het late voldoen van huur- en contributienota’s.
Het uitvoeren van extra administratie en uitsturen van herinneringen betekende onnodig werk.
Voor de uitvoering van de boekhouding werd ook dit jaar veel steun ondervonden van de voormalig
penningmeester. Waarvoor waardering en dank. De penningmeester vraagt eerst aandacht voor de
verschillende onderdelen van de financiële administratie:
5.1 Verslag over de gevoerde ledenadministratie 2023
Leonie brengt verslag uit over de aantallen verhuurde tuinen, de mutatiegraad en wachtlijsten per
tuincomplex. Aan de hand van de al gepubliceerde grafieken wordt de samenstelling van het
ledenbestand: leeftijd en verdeling man/vrouw toegelicht.
Enkele trends worden eruit gelicht:
- Voor beginnende tuinders bleek een standaardtuin van 200m2 soms te veel van het goede. Om
afhaken te voorkomen werden op de Bloemen kleinere tuinen aangeboden en werd voorlichting
over tuinindeling, beplanting en onderhoud gegeven. - Het verschil in aantallen tussen dames en heren tuinders wordt kleiner: meer dames komen tuinieren.
- Er zijn 55 nieuwe contracten gemaakt in 2023. Op de Bloemen is het aantal mutaties het grootst
- Aspirant-leden op de wachtlijst geven een voorkeur aan voor het tuincomplex waar zij willen
huren. Steeds vaker accepteren zij het aanbod om voorlopig op een andere tuin dan hun
voorkeur aan de slag te gaan.
Door een van de aanwezigen wordt voorgesteld het duo lidmaatschap onder de oudere leden te
promoten. Tuinonderhoud kan met het klimmen der jaren immers een zwaardere opgave worden. Het zou jammer zijn wanneer om fysieke redenen de tuin eerder dan gewenst moet worden opgegeven. Haar ervaring is dat de ondersteuning van duoleden op de Haagscheweg goed werkt en ook elders is er aandacht voor. De suggestie krijgt instemming van de leden. Het bestuur herkent zich daarin, maar benadrukt dat dit wel een vrije keuze is en ook moet blijven.
5.2 De tuinwinkel
Winkelhoofd Fred Bavius doet verslag van het afgelopen jaar: een prima jaar. Er zijn meer vrijwilligers
gekomen die op zaterdag de winkel willen bemensen, waardoor anderen minder belast worden.
De winkel is een service aan de leden. Vanzelfsprekend wordt daarom het assortiment zoveel mogelijk aangepast aan de wensen. Een van de ontwikkelingen daarin is de verkoop van bio-potgrond. De turfvrije bio-potgrond is een succes gebleken.
Met het bestuur heeft hij gedeeld dat naar zijn mening geen winst hoeft te worden gemaakt met de
verkopen. Voor het resultaat van de vereniging is dat niet echt nodig en met verlaging van de ‘winstmarge’ komt het voordeel direct bij de kopers zelf terecht. Positief effect is dan, dat het nut, het bezoek aan de winkel en de omzet zullen stijgen. Deze woorden leiden tot instemmende geluiden uit de vergadering.
Er zijn geen vragen over het beheer van de winkel. Er volgt een applaus voor Fred.
5.3 De verzekeringsportefeuille.
De secretaris meldt dat de risico’s voor de vereniging zoveel als mogelijk zijn verzekerd. Jaarlijks worden de portefeuille en de dekking geëvalueerd. Hij adviseert zijn opvolger om dat te blijven doen.
Er zijn geen vragen betreffende de verzekeringsportefeuille.
5.4 Toelichting op de Jaarrekening 2023
De penningmeester neemt de jaarrekening en de balans aan de hand van de onderscheiden opbrengsten en kosten door met de vergadering.
De opbrengsten weken nauwelijks af van de begroting. Contributies en donaties vertonen een klein
verschil van + € 477 als gevolg van een conservatieve raming van donaties in de begroting en instroom van nieuwe leden gedurende het jaar.
De exploitatiekosten van de tuincomplexen tonen een verschil van – € 3.621.
Dit verschil is voornamelijk een gevolg van een lagere onderhoudsbehoefte dan geschat op basis van de inspanningen en uitgaven in het jaar 2022. Zelfwerkzaamheid en het uitvoeren van de tuindiensten droegen eveneens bij aan een reductie van kosten. Het ‘venijn’ zit echter in de staart. Door het natte najaar bleek dat de afwatering op alle vier complexen verbetering behoefde. Door de tuinders en complexteams zijn daar snel -soms provisorische- maatregelen voor genomen. Herstel van greppels en transportschade aan paden kon door de regenval in het najaar niet afdoende worden uitgevoerd. Die maatregelen en dus ook de kosten zullen dit voorjaar worden genomen.
Stroom wordt voor het tuincomplex de Bloemen geleverd via een gemeentelijke meter (sporthal e.a.). Al enkele jaren hebben de (teveel) in rekening gebrachte stroomkosten onze aandacht. Het wachten is nu op een eerder door de gemeente toegezegde zelfstandige aansluiting met een eigen meter.
Door een van de leden wordt het saldo op de Rabobank betaalrekening aan de orde gesteld: bijna 58.000.
Er wordt toegezegd om te onderzoeken of en hoe de al aanwezige spaarrekening kan worden benut voor een groter rendement.
Er zijn verder geen vragen op opmerkingen over de jaarrekening, de balans en het uitgebrachte verslag. - 6 Bevindingen van de kascontrolecommissie over de Jaarrekening 2023
Tijdens de algemene ledenvergadering op 30 maart 2023 werden Marian Welp en Jeanne Hoogers
benoemd als leden van de kascontrolecommissie 2023 om namens de leden de boeken en financiële
huishouding te controleren. Gerard Spil was bereid als reserve aan te treden.
Het bestuur heeft de leden van de kascontrolecommissie in de gelegenheid gesteld de boeken te
controleren en hun vragen beantwoord.
Na goedkeuring van de jaarrekening en de balans zal het bestuur de ledenvergadering vragen het bestuur te déchargeren van het gevoerde beheer.
6.1 Verslag van de Kascontrolecommissie
Namens de kascontrolecommissie voert Jeanne Hoogers het woord:
‘De kascontrolecommissie heeft de boeken over het jaar 2023 gecontroleerd en komt tot de
conclusie dat de boeken en jaarcijfers een reëel beeld geven van de diverse inkomsten en uitgaven
van ATV Castricum in het jaar 2023 en de balans per 31-12-2023.
De commissie spreekt haar waardering uit voor het werk dat de penningmeester heeft verricht en
stelt de algemene ledenvergadering voor het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde
financiële beleid.’
w.g. de kascontrolecommissie
6.2 Voorstel verlenen van decharge aan het bestuur
De voorzitter dankt de kascontrolecommissie voor haar werk en voor haar aanbeveling.
De vergadering stemt unaniem in met het voorstel om het bestuur decharge te verlenen van het gevoerde beleid en beheer in het jaar 2023 en er volgt applaus.
6.3 Benoeming kascontrolecommissie 2024:
Marianne Welp en Gerard Spil willen deze functie op zich nemen.
Als reserve wordt benoemd: Jeanne Hoogers. - 7 Begroting 2024
De penningmeester licht toe dat voor 2024, evenals voorgaande jaren, weer conservatief wordt geraamd.
In de begroting wordt rekening gehouden met: - Een stabiel aantal leden en verhuurde tuinen (maximaal 1% leegstand);
- Gelijkblijvende winkelinkomsten;
- Een stijging van de complexhuren 3,8 % (Consumentenprijsindex CBS 2023);
- Inschatting van lagere kosten van energieverbruik (Breedeweg ‘van het gas af’) en stijgende
belastingen gemeente en waterschap; - Stijging van de verzekeringspremies;
- Inschatting van de onderhoudsmaatregelen van de complexen:
o Alle complexen: herstel greppels/afwatering;
o Breedeweg: herstel hoofdpad/straatwerk en herstel/vervangen hekwerk;
o Castricummerwerf baggeren sloot, aanschaf tuinmeubilair, opruimwerkzaamheden - Klein onderhoud aan gebouwen, gemeenschappelijke paden en omheiningen van de complexen.
Investeringen: - Algemeen: elektrificeren gereedschappen (o.a. bosmaaiers)
- Breedeweg: onderzoeken mogelijkheid, nut en kosten aanbrengen zonnepanelen
Nieuwe afschrijvingslasten worden gecompenseerd door vrijval bestaande afschrijvingslasten.
In de Algemene Ledenvergadering van maart 2023 werd besloten de contributie te handhaven op het niveau van het jaar ervoor. De huurprijs per m2 werd vastgesteld op € 0,50 Dat leidt tot een 10% hogere huuropbrengst. De nota’s zijn reeds in december verstuurd.
De voorgestelde begroting 2024 sluit met een positief saldo van € 8.000,-
Een van de leden vraagt waarom het aanbrengen van zonnepanelen nog niet expliciet in de begroting is opgenomen. Het antwoord daarop is dat eerst mogelijkheid, nut en kosten worden onderzocht. De afschrijving van een investering in zonnepanelen komt overigens pas bij de exploitatiekosten in beeld in de begroting/rekening 2025.
Een van de leden vraagt het bestuur extra aandacht te besteden aan wateroverlast. De afvoer van de
overvloedige regen was in het najaar een groot probleem. Hij oppert om een vopopomp te installeren om het waterpeil in de sloten te kunnen verlagen. De voorzitter antwoord dat het waterschap zorgt voor het waterpeil in de sloten. Daar mogen wij niet zomaar aan komen.
Op de vraag of het openhouden van greppels een klus voor de tuindienst kan zijn, antwoordt de voorzitter dat afwatering een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. Dus ook van de tuinders zelf. We zullen vooral samen serieus werk moeten maken van de afwatering. De complexleiding zal erop toezien dat greppels en afvoerbuizen/duikers goed worden onderhouden.
De vergadering gaat unaniem akkoord met de begroting 2024. - 8 Contributie, inschrijfgelden en tuinhuur 2025
De voorzitter meldt dat de begroting over de afgelopen jaren een stabiel positief beeld laat zien. Er zijn geen redenen om voor het jaar 2025 de tarieven aan te passen.
De vergadering stelt de tarievenlijst voor de begroting 2025 als volgt vast: - Inschrijfgeld: € 35,- eenmalig
- Contributie: € 15,- per (duo)lid per jaar
- Huur tuinen: € 0,50 per m2 per jaar
- Borgen: € 50,- per tuin
- Boete geen tuindienst € 12,50 per keer (geen ‘afkoop’)
- Donaties: vrij naar keuze
9 Verkiezing bestuur
De voorzitter meldt dat de bestuurdersrollen in het afgelopen jaar werden ingevuld door:
Voorzitter: vacature sinds begin 2023
Secretaris: Bob Kolenbrander (aftredend en stelt zich niet herkiesbaar)
Penningmeester: Kees Rood (tevens 2e voorzitter)
Algemeen bestuurslid: Leonie Postma
Algemeen bestuurslid: vacature
Allereerst is na het aftreden van de voorzitter in 2023 nog niet voorzien in de functie van voorzitter.
Vervolgens ontstaat met het reglementair aftreden van de secretaris opnieuw een vacature. Het aantal bestuursleden daalt daarmee beneden het minimum aantal van drie. Om aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te voldoen, moet daarom een aantal besluiten worden genomen.
9.1 Voorstel Rooster van Aftreden
De vergadering stemt in met het voorgestelde Rooster van Aftreden:
Voorzitter: aftredend in 2023 en vervolgens in 2026
Secretaris: aftredend in 2024 en vervolgens in 2027
Penningmeester: aftredend in 2025 en vervolgens in 2028
Algemeen bestuurslid: aftredend in 2026 en vervolgens in 2029
Algemeen bestuurslid: aftredend in 2027 en vervolgens in 2030
De voorzitter constateert dat zich ondanks herhaaldelijke oproepen slechts één kandidaat heeft gemeld voor een bestuurlijke rol: Fred Bavius. Fred heeft zich bereid verklaard om de rol van penningmeester op zich te nemen. Hij vervulde die rol eerder ook al gedurende een periode van 7 jaar. Het bestuur stelt voor hem te benoemen. Na zijn aanstelling bestaat het bestuur weer uit het vereiste aantal van drie leden.
Het aantreden van Fred en zijn bereidheid om het penningmeesterschap te vervullen, biedt ruimte om Kees Rood te benoemen in de rol van voorzitter. Kees is daartoe bereid en neemt daarnaast voorlopig de rol van secretaris op, tot het moment dat zich daarvoor een geschikte kandidaat meldt.
9.2 Voorstel benoeming Fred Bavius
De vergadering stemt unaniem in met de benoeming van Fred Bavius.
Fred wordt welkom geheten door de voorzitter en neemt plaats achter de bestuurstafel. Een applaus volgt.
Desgevraagd door één van de leden, meldt de voorzitter dat de combinatie penningmeester-winkelhoofd (huidige taak van Fred) reglementair geen probleem meer is. Het zou echter wel ideaal zijn om die rollen te scheiden. Geïnteresseerden worden uitgenodigd om zich te melden en samen met het bestuur te kijken hoe deze commissiefunctie in te vullen.
9.3 Voorstel benoeming Kees Rood tot voorzitter
De vergadering stemt unaniem in met de benoeming van Kees Rood als voorzitter. Een applaus volgt.
Kees zal tevens tijdelijk de rol van secretaris op zich nemen. Hij maakt alvast van de gelegenheid gebruik om geïnteresseerden voor het secretariaat op te roepen. - 10 Rondvraag
Een van de leden maakt een compliment voor het idee en de organisatie van de nieuwjaarsbijeenkomst op De Bloemen. De voorzitter sluit zich volmondig daarbij aan en de aanwezige organisatoren en vrijwilligers nemen de complimenten in dank aan. - 11 Sluiting
Voordat de voorzitter over gaat tot sluiting, spreekt hij nogmaals dank uit aan Bob voor het werk dat hij voor de vereniging heeft gedaan. De vergadering applaudisseert opnieuw voor Bob.
De voorzitter sluit de vergadering om 21.45 uur