Verslag van de ALGEMENE LEDENVERGADERING op donderdag 28 april 2022,
in De Kern, Overtoom 15 te Castricum.
Aanwezig:26 leden
Afwezig met bericht van verhindering:
Frans Vlaarkamp, Madeleine Eijck, Petra van Hartskamp, Rob Charles, Maria Spoor, Iet van Hoof, Herman Schreijer, Mark Westrik, Jeanne Hoogers, Ingrid Smits, Siem Nanne, Harry van Egmond, Jan Deuring, Gerrie Hurkmans, Edwin Perlee.
Aanwezig van het bestuur: Fred Bavius, penningmeester; Bob Kolenbrander, secretaris; Leonie Postma, ledenadministratie.
Afwezig met bericht van verhindering: Piet Koper (voorzitter), Gerda van der Zande (bestuurslid).
Verslag: Jeanne van Minderhout
1. Opening en vaststellen van de agenda en herdenken overleden leden.
In verband met de afwezigheid van de heer Koper treedt de penningmeester op als voorzitter en opent de vergadering om 20:05 uur.
Een van de leden stelt een punt van orde:
in de ALV van 3 november 2021 was niet het vereiste aantal leden aanwezig voor aanpassing van de statuten. Daarom werd besloten om binnen 4 weken een nieuwe vergadering te houden: de Buitengewone Ledenvergadering (BLV). Die termijn is als gevolg van de coronabeperkingen nu pas aan de orde. Hij vraagt of het onderwerp nu rechtsgeldig in stemming kan worden gebracht. De voorzitter antwoordt dat hierover de notaris om advies is gevraagd. Die concludeerde dat er geen bezwaar is tegen uitstel en dat de behandeling van het onderwerp na de Algemene Ledenvergadering 2022 kan plaatsvinden(BLV).
De agenda wordt vastgesteld.
Vervolgens wordt stilgestaan bij het overlijden van de leden Henk Konijn, Piet Beentjes, Piet Filippi, Dick Rinkel.
2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 03 november 2021.
Naar aanleiding van de notulen schetst een van de leden de gang van zaken in de vorige vergadering als ‘afriedelen’ en wenst meer interactie. Hij heeft daarover gesproken met het bestuur. De voorzitter bevestigt het gesprek en geeft aan dat het bestuur aan het werk gaat met de aanbevelingen.
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notulist.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken. Zie punt 2, is een ingekomen stuk.
4. Jaarverslag van de secretaris.
Corona speelde ook afgelopen jaar een rol. Daardoor is de belangstelling voor een moestuin onveranderd groot gebleken en er is een wachtlijst. Op het complex de Bloemen konden de 10 nieuw gerealiseerde tuinen direct worden uitgegeven.
De informatieve tuinbijeenkomsten op de Breedeweg konden geen doorgang vinden i.v.m. de beperkingen door Corona. De opkomst bij deze bijeenkomsten was altijd hoog en het bestuur hoopt hiermee in september te kunnen doorgaan.
De complexleider van de Haagscheweg is om gezondheidsredenen gestopt. Inmiddels hebben 3 leden de rol overgenomen en vormen nu samen één complexteam. Ook op dit complex wordt in het vervolg gewerkt met een tuinrooster.
De gereedschapsdagen op De Bloemen waren een succes. Ook leden van de andere complexen maakten er gebruik van.
De digitale nieuwsbrief voor de leden is in het afgelopen jaar 25 keer uitgebracht. Gemiddeld 60% van de leden opent de nieuwsbrief. Meermalen werd aangegeven dat de brief niet was ontvangen, Dat probleem is opgelost door de nieuwsbrieven van het afgelopen half jaar te plaatsen op de website. Het bestuur neemt de suggestie over om via een mail de leden te informeren hoe zich aan te melden voor de nieuwsbrief.
Voorzitter geeft het woord aan Leonie Postma voor uitleg over de ledenadministratie.
Het aantal leden met een tuin bedraagt 292, waarvan 48 als duolid is ingeschreven. Het aantal tuinen bedraagt 312. Daaruit mag worden afgeleid dat sommige leden meer dan één tuin hebben. Inmiddels worden vrijgekomen tuinen verdeeld in halve tuinen om te kunnen voldoen aan de vraag. Het aantal vrouwelijke tuinders neemt toe met de jaren.
Er zijn 15 donateurs; zij ontvangen jaarlijks een verslag van de activiteiten van de vereniging.
De leeftijd van de tuinders ligt tussen 26 en 90 jaar. Er zijn 60 leden van 71 tot 80 jaar. Van 60 t/m 90 jaar zijn er 169 leden. Geteld vanaf 50 jaar komen er 37 leden bij. 2/3 van de tuinders is ouder dan 50 jaar.
Er zijn wekelijks meerdere mutaties in de administratie maar er is weinig verloop. De meeste opzeggingen komen binnen aan het einde van het kalenderjaar.
Constant melden zich nieuwe geïnteresseerden aan, vooral voor een tuin op de Breedeweg. Voor een tuin op de Bloemen is weer een wachtlijst en op de Castricummerwerf is alles bezet.
Voorzitter geeft het woord aan Jos Vloemans, complexleider van Breedeweg.
Jos is met veel plezier complexleider. Het team heeft een goede relatie met het bestuur.
Hij neemt een aantal veranderingen waar op het complex: er komen meer vrouwelijke leden en ook gezinnen met kinderen. Daardoor ontstaat er een andere sfeer. Er worden meer bomen geplant, meer terrasjes ingericht en er liggen (helaas) meer houtsnippers.
Minder positieve kanten neemt hij ook waar: een aantal tuinders werd weggestuurd, omdat zij onder het mom van permacultuur hun tuinen niet onderhielden.
Steeds vaker nemen mensen honden mee op de tuin. Dat is pas een probleem wanneer die vrij los kunnen lopen over het complex en hun behoefte doen in andermans tuin. Uiterst vervelend zijn de reacties van sommige hondenbezitters die zich daarop niet willen laten aanspreken. Jos vindt het te ver gaan om het meenemen van honden te verbieden. Het kort aangelijnd houden zou voldoende moeten zijn om overlast te voorkomen. Het bestuur gaat in op zijn verzoek om hier aandacht voor te vragen bij de leden. Het blijkt overigens dat er ook honden van niet-tuinders het complex op lopen.
Het afgelopen jaar is met veel inzet van vrijwilligers op de Breedeweg een schuur met een werkplaats gerealiseerd. Er is ook een ruime opslag voor de winkelvoorraad.
Leden spreken hun waardering uit voor de complexbeheerders; er volgt een applaus.
Voorzitter sluit zich daarbij aan en constateert dat het niet altijd een leuke en een dankbare taak is.
5. Jaarverslag 2021 van de penningmeester.
2021 was een goed jaar: er waren geen lege tuinen en ook de winkel heeft een goede omzet gedraaid. De vereniging is financieel gezond.
De balans wordt toegelicht: de omvang van de liquide middelen is hoog (€50.000) maar geeft een vertekend beeld van de werkelijkheid: dit bedrag is incl. vooruitbetaalde contributie en huur van €17.000. Bij het opmaken van de balans moesten alle uitgaven voor het lopende jaar (2022) nog worden gedaan.
Vlottende activa: het bedrag wordt toegelicht; het houdt verband met vooruitbetaalde kosten aan de provider van de website (er is sprake van een 3-jarig contract.)
De nieuwbouw schuur op de Breedeweg komt met ingang van 2022 terug in de boeken door €10.500 te activeren bij de post gebouwen. In de kosten voor 2021 is een bedrag van € 800 verwerkt. De afschrijving van de schuur -in 10 jaar- loopt vanaf 2022.
In 2021 zijn de inkomsten gestegen als gevolg van verhoging van de huurprijzen.
De uitgaven zijn ook gestegen, maar minder dan begroot.
De winkel heeft goed gedraaid; er komen meer en ook nieuwe klanten van de andere complexen. De sfeer is goed in de winkel. Van de winkel is er een ook een exploitatierekening.
Er zijn geen vragen of opmerkingen over de resultaten over 2021.
6. Verslag van de kascommissie.
De kascommissie, bestaande uit de heren Kuster en Westrik brengt haar verslag van bevindingen uit.
De heer Kuster legt de werkwijze van de commissie uit.
Beoordeeld is het betalingsverkeer en de functiescheiding rond de winkel. Het aantal kashandelingen in de winkel is in 2021 verder afgenomen. Het voornemen om tot een pinmogelijkheid over te gaan verkleint de kwetsbaarheid van het geldbeheer en wordt door de kascommissie gesteund. De huidige combinatie van de functies penningmeester en hoofd van de winkel wordt als ongewenst en tevens in strijd met art. 10 van het huishoudelijk reglement gezien. Met het voorstel om een nieuwe penningmeester aan te stellen is deze strijdigheid weggenomen.
Beoordeeld is welke risico’s de vereniging loopt en welke beheersmaatregelen zijn genomen.
De kascommissie verzoekt het bestuur de eisen van WTBR uit te werken in een bestuursreglement.
De balans per 31-12-2021, het eigen vermogen en de exploitatierekening zijn gecontroleerd. Er zijn geen onjuistheden of onregelmatigheden geconstateerd.
Het resultaat over 2021 wordt toegevoegd aan het eigen vermogen.
De kascommissie stelt de ledenvergadering voor het bestuur te déchargeren voor het gevoerde beheer. De vergadering stemt daarmee in met applaus.
De penningmeester reflecteert en stelt dat de gezamenlijke rekening van de vereniging en de winkel vooral administratief-praktisch is ingestoken. Gedacht wordt aan het opheffen van de ING rekening en het handhaven van de rekening bij de Rabobank. In de winkel is het met ingang van mei mogelijk met PIN te betalen. Voor het gescheiden houden van de winkeladministratie wordt overwogen een nieuwe rekening te openen bij de leverancier van de pinautomaat. De kosten van die rekening zijn dan verwerkt in de (kleine) percentuele inhouding op elke pintransactie. De vraag of ook nog contant kan worden afgerekend, wordt bevestigend geantwoord.
Samenstelling van de kascommissie 2022.
Leden voor de kascommissie worden voor 1 jaar benoemd, met een mogelijke verlenging van 1 jaar.
De vergadering stemt in met het voorstel om de heren Kuster en Westrik te benoemen voor het jaar 2022, met als reserve dhr. Wiering. De voorzitter bedankt de kascommissie, die veel aandacht heeft besteed aan deze belangrijke taak.
7. Begroting 2022.
De begroting is conservatief van opzet: gelijk blijvende inkomsten en bij de uitgaven rekening houdend met onderhoud aan gebouwen. Gewezen wordt op het jaarlijks terugkerend onderhoud en het reparatie- en schilderwerk aan het clubgebouw aan de Breedeweg. De vergadering stelt ook voor, groot onderhoud uit te voeren aan het pomphok aan de Breedeweg.
De voorzitter dankt voor dit voorstel en vraagt de leden alert te zijn op onderhoudsbehoefte en schades te melden zodat (vroeg)tijdig kan worden ingegrepen en duur herstel op termijn kan worden vermeden. Besloten wordt dat de complexteams de situatie van bepaalde onderdelen in kaart brengen.
Desgevraagd geeft de voorzitter aan dat er nog geen meerjarenonderhoudsplan ligt. Een eerste inventarisatie heeft plaatsgevonden, maar is nog niet uitgewerkt. Het staat opnieuw op de agenda.
8. Contributie en tuinhuur 2023.
Het bestuur stelt voor, gelet op financiële positie en de begroting voor 2022, geen verhogingen toe te passen voor het jaar 2023. De vergadering stemt daarmee in.
9. Verkiezing bestuur.
Het bestuur heeft gesprekken gehad met 2 kandidaten voor de functie van penningmeester. Op basis daarvan draagt het bestuur de heer Kees Rood voor als nieuw lid van het bestuur en penningmeester. Er hebben zich geen tegenkandidaten aangemeld.
Kees Rood stelt zich voor: hij is tuinder op de Bloemen, heeft bestuurlijke ervaring in meerdere functies en wil zich dienstbaar maken voor de vereniging. Hij is werkzaam als programmamanager voor twee recreatieschappen en ziet het meerjarenonderhoudsplan voor de ATV als een leuke uitdaging.
De benoeming van Kees Rood wordt met instemming van de vergadering begroet.
Dat betekent ook het afscheid van de huidige penningmeester Fred Bavius. Hij heeft die functie voor een periode van 7 jaar bekleed. Leonie spreekt een dankwoord uit voor de veelzijdige taken en de inzet die de penningmeester heeft geleverd. Hij ontvangt een boeket en een cadeaubon als blijk van waardering.
Fred geeft aan dat hij e.e.a. zal gaan missen. Hij is blij dat er een nieuwe penningmeester is en laat de functie in vertrouwde handen achter. Hij gaat zich bezighouden met de website en de problemen rondom de nieuwsbrieven. Fred dankt allen voor de steun en medewerking die hij heeft ontvangen van iedereen.
10. Rondvraag.
Door Lieke wordt de suggestie gedaan om voor de pinbetalingen, diensten af te nemen van het bedrijf Sumup. De voorzitter antwoordt dat die optie al wordt meegenomen in het onderzoek.
Dick Wokke vraagt aandacht voor het begeleiden van nieuwe leden bij hun eerste kennismaking met tuinieren. Hij biedt zijn kennis en ervaring aan om nieuwe leden te in- dan wel voor te lichten. De voorzitter verwelkomt dit aanbod, temeer omdat de bijeenkomsten door Piet Koper tijdelijk zijn stilgelegd. Het bestuur gaat met Dick in gesprek.
Arnold vraagt aandacht voor contact met de hulpdiensten: op De Bloemen is een nieuw slot op het hek geplaatst. De complexleider bevestigt dat de hulpdiensten hiervan in kennis zijn gesteld.
Jan Carel ziet dat veel paden op het complex Breedeweg niet goed onderhouden worden: het gras wordt over het hele complex gelopen. Ook leden leggen steeds meer graspaden aan. Een aantal leden ondersteunt deze waarneming en vraagt om het onder de aandacht brengen van noodzakelijk onderhoud. Men wil voorkomen dat het gras gaat zaden waardoor overlast gaat ontstaan en extra onderhoud van de tuinen. De secretaris geeft aan dat er verschillend mee wordt omgegaan. In principe moet ook tussen de plantvakken geschoffeld worden en jaarlijks gespit.
Op het complex De Bloemen wordt geadviseerd te schoffelen in plaats van het gras te maaien.
De voorzitter stelt voor in de bestuursvergadering met complexleiders hieraan aandacht te besteden, en beleid erop te maken. De secretaris zal in de nieuwsbrief aandacht vragen voor het voorkomen van overlast hierdoor.
11. Sluiting.
De vergadering wordt afgesloten om 21:35 uur, gevolgd door:
de BUITENGEWONE LEDENVERGADERING
Verslag van de BUITENGEWONE LEDENVERGADERING n.a.v.
de Algemene ledenvergadering van 3 november 2021.
1. Opening van de vergadering om 21:35 uur door de dagvoorzitter.
2. Statutenwijziging van de Amateurtuindersvereniging “Castricum”
Toelichting: bestuur van minimaal 5 personen te brengen naar minimaal 3.
Bij het terugtreden van bestuursleden is er niet meteen een vervanger gevonden of te benoemen. Formeel kan het bestuur bij een kleiner aantal dan het gestelde minimum, zijn werk niet doen. De bijstelling naar het minimum aantal van 3 leden in het bestuur geeft de mogelijkheid om langer als bestuur te kunnen functioneren zonder direct op zoek te moeten maar nieuwe bestuursleden en vervolgens een extra ALV uit te schrijven.
Stembiljet 1
Artikel 5 lid 1a luidt thans:
Het bestuur bestaat uit tenminste vijf personen, gekozen uit en door de leden van de vereniging voor een periode van drie jaar. Aftredende bestuursleden kunnen echter nogmaals voor één periode van drie jaar worden herkozen. Deze beperking in herkiesbaarheid geldt niet voor bepaaldelijk bij Huishoudelijk Reglement aan te duiden bestuursleden.
Wijzigingsvoorstel bestuur:
Artikel 5 lid 1a.
Het bestuur bestaat uit ten minste drie personen, gekozen uit en door de leden van de vereniging voor een periode van drie jaar. Aftredende bestuursleden kunnen echter nogmaals voor één periode van drie jaar worden herkozen. Deze beperking in herkiesbaarheid geldt niet voor bepaaldelijk bij Huishoudelijk Reglement aan te duiden bestuursleden.
Nieuw artikel: artikel 5, lid 1c.
Artikel 5 lid 1c. (nieuw)
Wanneer er bij het benoemen van een nieuwe bestuurder maar één kandidaat is, dan wordt besloten deze kandidaat als bestuurder aan te stellen. Het bindende karakter van deze voordracht kan door een meerderheid van twee-derde van het aantal aanwezige stemmen worden ontnomen.
De overige rechten van de bestuursleden, evenals de op hen berustende verplichtingen, worden geregeld in het Huishoudelijk Reglement.
3. Wijziging Huishoudelijk Reglement van de Amateurtuindersvereniging “Castricum”
Stembiljetten 2 en 3.
Desgevraagd antwoordt de voorzitter dat het huishoudelijk reglement een aanvulling is op de statuten. De voorgestelde statutenwijziging maakt ook een wijziging van het Huishoudelijk Reglement nodig.
Stembiljet 2
Artikel 1 lid 1 luidt thans:
Het bestuur wordt uit en door de leden op de Algemene Ledenvergadering gekozen voor de tijd van drie jaren en bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste negen personen. De beperkte herkiesbaarheid van bestuursleden volgens de Statuten, artikel 5 lid 1, geldt niet als door gebrek aan kandidaten niet kan worden voorzien in de functies van voorzitter, secretaris of penningmeester.
Het bestuur kan uit zijn midden een tweede voorzitter, tweede secretaris en tweede penningmeester kiezen.
Wijzigingsvoorstel bestuur:
Artikel 1 lid 1.Het bestuur wordt uit en door de leden op de Algemene Ledenvergadering gekozen voor de tijd van drie jaren en bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf personen. De beperkte herkiesbaarheid van bestuursleden volgens de Statuten, artikel 5 lid 1, geldt niet als door gebrek aan kandidaten niet kan worden voorzien in de functies van voorzitter, secretaris of penningmeester.
Stembiljet 3
Voorzitter licht toe: een wijziging is nodig om het huishoudelijk reglement en de statuten met elkaar in evenwicht te brengen.
Artikel 1 lid 3 luidt thans:
Het bestuur van de vereniging blijft zijn volledige bevoegdheid als zodanig behouden, indien een of meer van zijn leden mocht komen te ontbreken. In een zodanig geval wordt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering in de vacature(s) voorzien, tenzij het bestuur uit drie of minder leden mocht komen te bestaan, in welk geval een extra Ledenvergadering dient te worden belegd, alwaar in de vacature(s) wordt voorzien.
Een tussentijds gekozene treedt in de plaats van zijn voorganger.
Wijzigingsvoorstel bestuur:
Artikel 1 lid 3.
Het bestuur van de vereniging blijft zijn volledige bevoegdheid als zodanig behouden, indien een of meer van zijn leden mocht komen te ontbreken. In een zodanig geval wordt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering in de vacature(s) voorzien, tenzij het bestuur uit twee of minder leden mocht komen te bestaan, in welk geval een extra Ledenvergadering dient te worden belegd, alwaar in de vacature(s) wordt voorzien.
Een tussentijds gekozene treedt in de plaats van zijn voorganger.
Stemming
Stembiljetten worden ingevuld en ingeleverd.
Tijdens het tellen van de stemmen is er een pauze, met een drankje.
De stemcommissie.
Gilbert, Marian en Ber vormen de ad hoc stemcommissie en tellen de stembiljetten.
Uitslagen
61 stemmen zijn uitgebracht: 26 van aanwezige leden en 35 via machtigingen.
1 stem is blanco
56 leden stemden vóór, 4 leden stemden tegen, 1 stem is blanco.
Deze uitslag is van toepassing op de 3 voorgestelde wijzigingen.
Vaststelling
De voorzitter constateert dat de voorgestelde wijzigingen zijn aangenomen.
Einde vergadering
De voorzitter sluit de buitengewone ledenvergadering om 22:05 uur, met dank aan de leden voor hun aanwezigheid en medewerking.
Er volgt een applaus tot slot.